Integración por Email
Propósito
La integración por email de FinPilot te permite recibir y procesar facturas automáticamente sin intervención manual. Al configurar la redirección de correo electrónico, todas las facturas que recibes en tu cuenta de correo se envían automáticamente a FinPilot para su procesamiento.¿Qué hace FinPilot con las facturas?
Cuando FinPilot recibe un email con facturas adjuntas, el sistema:- Detecta automáticamente los archivos adjuntos (PDFs e imágenes) que contienen facturas
- Valida que los adjuntos sean facturas reales usando inteligencia artificial
- Extrae los datos de cada factura automáticamente:
- Número de factura
- Fechas (emisión y vencimiento)
- Montos (subtotal, impuestos, total)
- Información del proveedor
- Líneas de detalle
- Gestiona los proveedores automáticamente:
- Extrae la información del proveedor de la factura
- Si el proveedor no existe en el sistema, lo crea automáticamente con los datos extraídos
- Si el proveedor ya existe, le asigna la factura al proveedor existente
- Crea las facturas en el sistema con todos los datos extraídos
- Asigna el estado inicial: Las facturas se crean en estado pendiente para que puedas revisarlas y aprobarlas
- Indexa y organiza las facturas para que puedas gestionarlas fácilmente
Funcionalidades del módulo
El módulo de integración por email de FinPilot ofrece varias funcionalidades poderosas para gestionar y procesar tus facturas:Sistema de filtros
El módulo permite filtrar los emails procesados de múltiples formas:- Filtrar por asunto: Busca emails específicos usando palabras clave en el asunto
- Filtrar por destinatario: Filtra emails por la dirección de destino configurada
- Filtrar por emails previamente configurados: Selecciona entre los destinos de email que has configurado previamente
- Filtros combinados: Combina múltiples criterios para búsquedas más precisas
Detección automática de facturas
El sistema detecta automáticamente si los emails tienen facturas adjuntas:- Detección inteligente: La IA analiza los archivos adjuntos (PDFs e imágenes) para identificar facturas
- Indexación automática: Las facturas detectadas se indexan automáticamente en el sistema
- Extracción de datos: Los datos de las facturas (número, fecha, monto, proveedor, etc.) se extraen automáticamente
- Validación: El sistema valida que los adjuntos sean facturas reales antes de procesarlos
Resultado: Cada email procesado muestra claramente si contiene facturas y cuántas fueron detectadas.
Visualización de facturas detectadas
Puedes ver todas las facturas que fueron detectadas en cada email procesado:- Lista de facturas: En los detalles de cada email, verás una lista de todas las facturas adjuntas
- Información detallada: Cada factura muestra su tipo (PDF, imagen) y nombre
- Acceso directo: Puedes abrir o descargar cada factura directamente desde el email procesado
- Vista previa: Accede rápidamente a las facturas sin tener que buscar en otras secciones
Historial de emails procesados
El módulo mantiene un historial completo de todos los emails procesados:- Lista completa: Ve todos los emails que han sido procesados por el sistema
- Estado de facturas: Cada email muestra claramente si contiene facturas o no (“Sin facturas” o el número de facturas detectadas)
- Información del email: Accede a detalles como remitente, destinatario, asunto y fecha
- Ver detalles: Haz clic en “Ver” para acceder a información completa del email, incluyendo el cuerpo del mensaje y las facturas adjuntas
Nota: Todos los emails procesados se almacenan en el historial, permitiéndote revisar y auditar el procesamiento de facturas en cualquier momento.