Facturas
Las facturas son el concepto central de FinPilot. Toda la plataforma gira alrededor de la gestión eficiente de facturas. Una factura en FinPilot es la representación digital de una factura física, indexada y organizada en el sistema para facilitar su gestión, seguimiento y control.Formas de cargar facturas
Existen tres maneras principales de ingresar facturas al sistema:Carga manual (una a una)
Carga manual (una a una)
El proceso de carga manual te permite subir facturas individualmente con validación humana:
- El usuario sube el archivo de la factura (PDF o imagen)
- La inteligencia artificial extrae automáticamente los datos
- El usuario revisa y valida que la información extraída sea correcta
- La factura se crea en el sistema
Importación masiva automática
Importación masiva automática
Cuando tienes múltiples facturas para procesar:
- El usuario selecciona varios archivos de facturas
- El sistema extrae los datos de todas las facturas usando IA de manera automática
- Las facturas se crean en el sistema sin intervención manual
Integración por email
Integración por email
El sistema se conecta a una casilla de correo electrónico dedicada:
- El usuario configura la redirección de emails hacia FinPilot
- FinPilot lee todos los correos entrantes
- La IA determina si cada correo contiene facturas adjuntas
- Si se detectan facturas, se descargan y se inyectan automáticamente en el sistema
Detección inteligente de problemas
FinPilot utiliza inteligencia artificial para detectar automáticamente:Facturas duplicadas
El sistema identifica cuando una factura ya existe en el sistema para evitar procesarla dos veces.
Facturas con errores
Archivos corruptos o facturas con problemas de lectura son detectados automáticamente.
Estas facturas problemáticas no se descartan. FinPilot las guarda en un apartado especial para que puedas revisarlas y tomar acción cuando lo necesites.
Funcionalidades adicionales
Documentos adjuntos
Puedes adjuntar documentos de respaldo a cualquier factura: contratos, órdenes de compra, remitos, o cualquier archivo relevante que necesites vincular.
Proveedores
Toda factura tiene un proveedor asociado. El proveedor es la persona o empresa que emite la factura.Creación de proveedores
Los proveedores pueden crearse de dos formas:- Forma manual
- Forma automática
El usuario ingresa manualmente todos los datos del proveedor:
- Nombre o razón social
- CUIT/CUIL
- Información de contacto
- Datos bancarios
Sistema de etiquetas
Las etiquetas son una herramienta poderosa para organizar tus proveedores:Filtrado de facturas
Filtra las facturas basándote en las etiquetas de sus proveedores. Por ejemplo: ver todas las facturas de proveedores con etiqueta “Servicios”.
Políticas de pago
Asigna políticas de pago a las etiquetas. Define que los proveedores de cierto tipo se pagan X días después de recibir la factura.
Ejemplo de política de pago: Puedes crear una etiqueta “Proveedores prioritarios” y configurar que todas las facturas de estos proveedores se paguen a los 15 días de recepción, mientras que los “Proveedores estándar” se pagan a los 30 días.
Exportación
Todos los proveedores se pueden exportar a Excel para análisis, reportes o migración de datos.Integraciones
FinPilot se integra con servicios externos para automatizar el flujo de trabajo.Integración por Email
Casilla de correo dedicada
FinPilot te proporciona una dirección de email interna a la cual puedes reenviar tus correos con facturas.
- Configuras la redirección (forward) desde tu casilla de correo habitual hacia la casilla de FinPilot
- FinPilot monitorea continuamente los correos entrantes
- La IA analiza cada correo para detectar si contiene facturas
- Las facturas detectadas se procesan e indexan automáticamente
Integración con Tango
ERP Tango
Conectá FinPilot con Tango para mapear automáticamente proveedores, cuentas contables, centros de costo, artículos y alícuotas de IVA.
- Activás la integración con Tango desde la configuración
- Configurás los mapeos: IVA, artículos, centros de costo, cuentas contables y proveedores
- La IA asigna automáticamente los códigos de Tango a cada factura procesada
- Exportás las facturas en formato compatible con Tango, listas para importar
Portal de Proveedores
El Portal es un espacio de autogestión para tus proveedores donde pueden:- Adjuntar facturas directamente al sistema
- Dejar comentarios sobre sus facturas
- Recibir comentarios de tu equipo
- Consultar el estado de sus facturas
- Gestionar su información de contacto y bancaria
El Portal elimina la necesidad de que los proveedores envíen facturas por email, centralizando toda la comunicación en un solo lugar.
Organizaciones
Una empresa puede tener múltiples sub-organizaciones: diferentes subsidiarias, filiales o empresas con distintos nombres comerciales.¿Para qué sirve?
En la sección de Organizaciones puedes configurar esta información para que FinPilot:- Reconozca automáticamente a qué organización pertenece cada factura
- Extraiga la información de manera más efectiva al conocer las diferentes razones sociales
- Organice las facturas por organización para un mejor control
- Genere reportes separados por cada unidad de negocio
Casos de uso comunes
Subsidiarias
Empresas con múltiples subsidiarias que operan bajo diferentes nombres legales.
Unidades de negocio
Diferentes líneas de negocio que facturan por separado dentro de la misma organización.
Sucursales
Sucursales en diferentes ubicaciones con facturación independiente.
Marcas comerciales
Diferentes marcas o nombres comerciales bajo una misma empresa matriz.
Próximos pasos
Importar facturas
Aprende a cargar tus primeras facturas en el sistema.
Configurar email
Automatiza la recepción de facturas por correo electrónico.
Gestionar proveedores
Crea y administra tu base de proveedores.
Configurar organizaciones
Configura las sub-organizaciones de tu empresa.